DandDocs Système de Gestion Electronique de Documents

DandDocs est un logiciel de Gestion Électronique de Documents conçu afin d’optimiser l’ensemble des processus documentaires d’un projet.

Plusieurs modules permettent selon les rôles des membres du projet à réaliser des tâches sur la documentation projet telles que :

- Enregistrement et distribution des documents projets
- Enregistrement et distribution des correspondances projets
- Revue électronique de documents
- Validation de documents
- Requêtes et accès aux documents et registres
- Reporting

Dashboard

Le Dashboard est le centre de control de DandDocs. L’ensemble de la documentation peut être accédé via un même écran, il indique également les actions à réaliser.

Une philosophie par Registres

Les documents sont classés par Registres (Registres des correspondances, Registre Techniques, Registre de Compte-rendu de réunion, Registre de Requêtes Techniques etc.)
Chaque registre se présente sous forme de feuilles de données évitant les fiches de propriétés associées à chaque document. Cette mise en forme permet d’obtenir une vision globale d’un type de documentation et ainsi faciliter la comparaison entre documents. Toutes les opérations au niveau du registre peuvent être effectuées depuis la même page (naviguer, rechercher, filtrer, visualiser les documents et commentaires, suivre les revues, éditer des rapports etc.).

Distribution de la revue

Les émissions de documents en interne sont réalisées via DandDocs. Si souhaité, des bordereaux de transmissions peuvent être imprimés.

• DandDocs gère les cycles de vie des révisions sous contrôle d’un responsable.
• Les Reviewers peuvent être sélectionnés par le responsable ou via une matrix de distribution pré-définie.
• Les attributs d’annotation d’Adobe Acrobat sont également intégrés à DandDocs.

Reporting

DandDocs offre un large choix de rapports pré-définis (en appliquant des filtres ou des groupes).

Compte-Rendu de reunion

DandDocs permet la saisie de Compte-rendu « Intelligent » afin de faciliter le suivi et la transmission des actions à réaliser.

Les comptes-rendus peuvent être saisis en mode déconnecté (exemple : d’un ordinateur portable) puis importés dans la base de données centrale du système DandDocs.

Correspondances

DandDocs peut compléter automatiquement les en-têtes de correspondances. Les modèles de correspondance (MS-Word ou MS-Excel) sont totalement individualisables.

La configuration Projet

• La configuration du projet est gérée sur un même écran.
• Les tables de références peuvent être copiées d’un projet à un autre.

DandDocs en mode deconnecté

L’utilisateur peut continuer à accéder à DandDocs tout en étant déconnecté du réseau. La base de données de DandDocs est installée sur le poste de travail ainsi que les documents envoyés à l’utilisateur.

Fonctionnalités disponible en mode déconnecté :

• Recherche et requêtes dans la base de données
• Reporting
• Accès au contenu des documents téléchargés
• Commentaires des documents
• Création des Minutes Of Meeting
• Requêtes et Rapports personnalisés